Personvern og vilkår

Varmetema AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles via våre nettsider, skjemaer, kalkulatorer og det innloggede kunde-/rørleggersystemet.

• Firmanavn: Varmetema AS
• Organisasjonsnummer: [FYLL INN RIKTIG ORG.NR]
• Adresse: [FYLL INN RIKTIG ADRESSE]
• E-post: post@varmetema.no
• Telefon: 975 37 601

Vi behandler opplysninger du selv oppgir, og opplysninger som registreres når du eller en samarbeidspartner bruker systemet:

• Kundeforespørsler og kontaktskjema: navn, adresse, telefon, e-post, opplysninger om bolig/prosjekt, plantegninger, bilder og fritekst.
• Tilbud og prosjektering: beregningsgrunnlag, valgte produkter, priser og kommunikasjon knyttet til tilbudet.
• Service og servicebesøk: anleggsopplysninger, avtalt/utført tidspunkt, beskrivelse, utførte tiltak, bilder og dokumentasjon.
• Reklamasjoner: sakshistorikk, beskrivelse, vedlegg og oppfølgingsdokumentasjon.
• Prosjekter med Varmetema og samarbeid med rørleggerfirmaer: oppdragsinformasjon, tildelt firma, statusendringer, meldinger, tegninger, sjekklister, avvik og FDV-dokumentasjon.
• Bilder og filer: vedlegg som lastes opp i forbindelse med saken (prosjekt, sjekkliste, service, reklamasjon, HMS, FDV/arkiv).
• Innloggede brukere (ansatte i Varmetema og rørleggerfirmaer): navn, e-post, telefon, firmatilhørighet, rolle, tilgangs­rettigheter og innloggingslogg.
• Drift og sikkerhet: begrenset teknisk informasjon (IP, nettleser, tidspunkt) som er nødvendig for sikker drift og feilsøking.

Personopplysninger behandles for følgende formål:

Forespørsler, tilbud og prosjektering: for å besvare henvendelsen, gi estimat/tilbud og eventuelt videreformidle saken til valgt rørleggerfirma. Grunnlag: avtale eller tiltak før avtaleinngåelse (GDPR art. 6 nr. 1 b) eller berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f).

Service, serviceavtaler og reklamasjon: for å planlegge, utføre og dokumentere arbeidet og følge opp kunden. Grunnlag: avtale, rettslig forpliktelse eller berettiget interesse.

Prosjekter med Varmetema og rørleggerfirmaer: for å koordinere monteringsoppdrag, dele tegninger og dokumentasjon, kjøre sjekklister, registrere avvik og samle inn FDV. Grunnlag: avtale eller berettiget interesse.

Sjekklister og FDV-dokumentasjon: for å oppfylle krav til kvalitet, sporbarhet og overlevering. Grunnlag: rettslig forpliktelse og avtale.

Innloggede brukere og tilgangsstyring: for å gi riktig person tilgang til riktig informasjon, sikre dataadskillelse mellom firmaer og logge handlinger. Grunnlag: avtale og berettiget interesse.

Regnskap og dokumentasjon: for å oppfylle bokførings- og regnskapsregler. Grunnlag: rettslig forpliktelse.

Drift og sikkerhet: for stabil og sikker drift av systemet. Grunnlag: berettiget interesse.

Personopplysninger deles kun når det er nødvendig for å levere tjenesten, eller når vi er pålagt det etter lov.

• Valgt rørleggerfirma: dersom du i et skjema velger et rørleggerfirma, deles forespørselen med dette firmaet slik at de kan følge opp. Hvert rørleggerfirma ser kun sine egne saker.
• Andre samarbeidspartnere som er nødvendige for å levere bestilt arbeid (f.eks. underleverandører ved montering eller service).
• Regnskapsfører, revisor og offentlige myndigheter når dette er nødvendig eller lovpålagt.

Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

Følgende databehandlere brukes for å levere systemet. Alle behandler opplysninger på vegne av Varmetema AS under databehandleravtale:

• Lovable – plattform for utvikling og hosting av web-applikasjonen.
• Supabase – database, autentisering og fil­lagring (driftet i EU).
• E-postleverandør – utsending av varsler, tilbud, bekreftelser og kvitteringer.
• AI-tjeneste – modeller fra Google og/eller OpenAI brukes via Lovable AI Gateway for utvalgte funksjoner som tekstforslag, oppsummering og hjelpekunnskap. Se eget avsnitt om AI.
• Regnskaps-/faktureringssystem (f.eks. Tripletex) for fakturering og bokføring.

Listen kan endres ved bytte av leverandør. Vi velger leverandører som tilbyr forsvarlig sikkerhet og som primært behandler data innen EU/EØS. Ved overføring utenfor EU/EØS sikres overføringen med EU-godkjente mekanismer (f.eks. standard personvern­bestemmelser).

Systemet kan bruke AI-modeller til avgrensede oppgaver, f.eks. å foreslå tekst, oppsummere notater eller svare på spørsmål basert på Varmetemas egen kunnskapsbase.

• AI-funksjoner brukes ikke til å treffe automatiserte avgjørelser med rettslig virkning for deg.
• Personopplysninger sendes kun til AI-tjenesten når det er nødvendig for funksjonen, og leverandøren er underlagt databehandleravtale.
• Vi tillater ikke at AI-leverandøren bruker dine opplysninger til å trene egne modeller.

Bilder og filer som lastes opp i systemet (prosjekter, sjekklister, servicebesøk, reklamasjon, HMS, FDV/arkiv) lagres privat og er kun tilgjengelig for de som har tjenstlig behov.

• Filene lagres i privat fil­lagring og hentes via tidsbegrensede, signerte lenker først etter tilgangskontroll.
• Last kun opp innhold som er relevant for saken. Unngå bilder av personer, barn, private eiendeler, personnummer, helseopplysninger eller annen informasjon som ikke er nødvendig.
• FDV-dokumentasjon kan oppbevares så lenge anlegget er i drift og garanti-/reklamasjonsperioder løper.

Innloggede brukere (Varmetema-ansatte og rørleggerfirmaer) får tilgang basert på rolle og firmatilhørighet:

• Rørleggerfirmaer ser kun sine egne kunder, tilbud, prosjekter, service, sjekklister og HMS – aldri andre firmaers data.
• Varmetema-ansatte får tilgang i tråd med rollen sin (f.eks. kundeservice, prosjekt, ledelse, økonomi).
• Tilgangsstyringen er teknisk håndhevet i databasen (Row Level Security) og ikke kun i grensesnittet.
• Viktige handlinger som filopplasting, statusendringer, eksport og sletting/arkivering kan logges for sporbarhet.

Opplysninger lagres så lenge det er nødvendig for formålet, og så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter gjeldende lovgivning.

• Kundeforespørsler som ikke fører til avtale: slettes eller anonymiseres innen rimelig tid (normalt innen 12 måneder) når det ikke lenger er behov for å oppbevare dem.
• Tilbud, prosjekt, service og reklamasjon: lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle avtalen, dokumentere arbeidet, håndtere garanti/reklamasjon og eventuelle rettslige krav.
• FDV/teknisk dokumentasjon: kan oppbevares i hele anleggets levetid og garantitid.
• Regnskaps­dokumentasjon: oppbevares i henhold til bokføringsloven (normalt 5 år, lengre der loven krever det).
• Bruker­kontoer i systemet: deaktiveres når brukeren ikke lenger har behov for tilgang. Aktivitetslogger oppbevares så lenge det er nødvendig for sikkerhet og sporbarhet.

Vi har tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger, blant annet:

• kryptert overføring (HTTPS) og kryptert lagring hos databehandlere
• tilgangskontroll basert på rolle og firmatilhørighet, håndhevet i databasen
• privat fil­lagring med signerte, tidsbegrensede nedlastingslenker
• logging av viktige handlinger og jevnlig gjennomgang av tilganger
• sikkerhetskopier hos databehandler

Du har rett til å:

• få innsyn i opplysningene vi har om deg
• kreve retting av uriktige opplysninger
• kreve sletting eller anonymisering når vilkårene er oppfylt
• kreve begrensning av behandlingen
• protestere mot behandling basert på berettiget interesse
• be om dataportabilitet der dette gjelder
• klage til Datatilsynet (datatilsynet.no)

Henvendelser om personvern – inkludert innsyn, retting, sletting eller anonymisering – sendes til post@varmetema.no. Vi besvarer henvendelser uten ugrunnet opphold, normalt innen 30 dager.

Merk: Dette er ikke samtykke til markedsføring. Eventuelle nyhetsbrev eller markedsføring krever egen, separat avkrysning.

Nettsiden bruker nødvendige informasjonskapsler for drift, sikkerhet og grunnleggende funksjonalitet. Valgfrie informasjonskapsler (analyse, sporing, markedsføring) brukes kun ved gyldig samtykke.

Innhold på nettsiden og i systemet, inkludert tekst, bilder, illustrasjoner, dokumentasjon, beregningsmodeller og annet materiell, tilhører Varmetema AS eller våre samarbeidspartnere. Innholdet kan ikke kopieres, gjenbrukes eller brukes kommersielt uten skriftlig samtykke.

Innloggede brukere skal kun bruke systemet til legitime arbeidsoppgaver, ikke laste opp ulovlig eller uvedkommende informasjon, og holde innloggings­opplysninger hemmelige.

Informasjon på nettsiden er ment som generell informasjon. Vi forsøker å holde innholdet korrekt og oppdatert, men tar forbehold om feil, mangler og endringer.

Priser, beregninger og estimater som genereres via nettsiden, kalkulator eller automatisk tilbudsgenerering er veiledende og ikke bindende tilbud. Et tilbud er først bindende når det er skriftlig bekreftet av Varmetema AS eller aktuell leverandør/rørlegger.

Endelig pris kan avhenge av prosjektgrunnlag, areal, underlag, varmekilde, montering, lokale forhold, transport, tilvalg og andre forhold som må avklares før levering. Vi tar forbehold om feil i pris, produktinformasjon, beregninger og tilgjengelighet.

Ved leveranse av «kun materiell» er Varmetema AS normalt leverandør av materiell, med mindre annet er skriftlig avtalt. Ved «ferdig montert» kan utførende rørleggerfirma eller samarbeidspartner være leverandør, utførende part og/eller avtalepart. Hvem som er leverandør og avtalepart skal fremgå av tilbudet, ordrebekreftelsen eller avtalen.

Service- og reklamasjonssaker meldes inn via egne skjemaer på nettsiden eller på annen avtalt måte. Saker vurderes ut fra avtale, leveranseomfang, dokumentasjon og gjeldende regelverk. Innsending av reklamasjon innebærer ikke automatisk at reklamasjonen er godkjent.

Bruk av nettsiden og systemet skjer på eget ansvar. Varmetema AS er ikke ansvarlig for indirekte tap som følge av bruk av informasjon, estimater eller beregninger, med mindre annet følger av ufravikelig lovgivning.

Varmetema AS er ikke ansvarlig for feil, skader eller redusert funksjon som skyldes dårlig vannkvalitet i anlegget, eller for signalforstyrrelser/rekkeviddeproblemer ved bruk av trådløse termostater og annet trådløst utstyr.

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved endringer i tjenester, regelverk eller praksis. Gjeldende versjon ligger alltid på denne siden.